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Cómo hacer un presupuesto que el cliente entienda (y acepte)
Un presupuesto claro ahorra preguntas, evita discusiones al cobrar y transmite profesionalismo. No hace falta un sistema ni un diseñador: hace falta que tenga los datos correctos, cuentas que cierren y condiciones escritas. En esta guía verás qué incluir, cómo calcular el total y los errores más comunes.
Qué tiene que tener
- Tus datos: nombre o razón social y cómo contactarte (teléfono, email). Si emites facturas, tu CUIT, RUT, NIT o RFC da confianza.
- Los datos del cliente: al menos su nombre. Si es una empresa, su razón social.
- Número y fecha: numerar los presupuestos (0001, 0002…) facilita encontrarlos y referirse a ellos.
- Detalle de lo que cotizas: una línea por producto o servicio, con cantidad, precio unitario e importe.
- Totales: subtotal, descuento si hay, impuestos si corresponden y total.
- Validez: hasta qué fecha mantienes el precio.
- Condiciones: forma de pago, anticipo, plazo de entrega, qué incluye y qué no.
Cómo se calcula el total
Importe de cada línea = cantidad × precio unitario
Subtotal = suma de los importes · Total = subtotal − descuento + impuesto
El descuento se aplica sobre el subtotal y el impuesto sobre lo que queda después del descuento. Ejemplo con un 10 % de descuento y un 21 % de IVA:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Instalación (1 × $ 50.000) | $ 50.000 |
| Horas de trabajo (2,5 × $ 12.000) | $ 30.000 |
| Subtotal | $ 80.000 |
| Descuento 10 % | − $ 8.000 |
| IVA 21 % sobre $ 72.000 | $ 15.120 |
| Total | $ 87.120 |
Si aplicas el IVA antes del descuento, el total cambia de centavos a pesos según los montos: mantén siempre el mismo orden.
¿Con o sin IVA?
Depende de tu situación fiscal:
- Si discriminas IVA (por ejemplo, responsable inscripto en Argentina o contribuyente de IVA en Uruguay, Colombia, Perú o México), muestra el subtotal sin impuesto, el IVA aparte y el total.
- Si estás en un régimen simplificado (como el monotributo en Argentina), lo habitual es cotizar el precio final sin discriminar el IVA.
En cualquier caso, escríbelo: "Precios con IVA incluido" o "Más IVA". Es la causa más común de malentendidos al momento de cobrar. Ante la duda sobre tu caso, consulta a tu contador.
Validez y condiciones
Con precios que cambian seguido, un presupuesto sin fecha de vencimiento te obliga a respetar un precio viejo. Algunas condiciones útiles:
- "Presupuesto válido por 15 días."
- "Forma de pago: 50 % de anticipo y 50 % contra entrega."
- "Plazo de entrega: 10 días hábiles desde la aprobación."
- "No incluye materiales" o "Incluye traslado dentro de la ciudad."
Errores frecuentes
- No poner fecha de validez: el cliente puede aceptarlo meses después.
- Agrupar todo en una línea: "Trabajo completo $ 100.000" genera desconfianza; el detalle justifica el precio.
- No aclarar los impuestos: "¿el precio es con IVA?" es la pregunta que más demora un cierre.
- Calcular a mano y equivocarse: una cuenta mal hecha en un presupuesto se paga en el margen.
- Enviar un archivo editable: un PDF se ve igual en cualquier dispositivo y no se modifica por error.
Antes de enviarlo
Revisa que el precio te deje ganancia: la calculadora de margen de ganancia te dice cuánto ganas con cada precio. Y si lo mandas por WhatsApp, un link de WhatsApp en tu firma ayuda a que el cliente te responda.
Hazlo en minutos
Con el generador de presupuestos completas los datos, agregas los ítems, eliges el descuento y el IVA, y descargas el PDF. Todo se hace en tu navegador.